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Jean Rocca – Responsable Achats

Publié le vendredi 4 octobre 2013

Un goût pour le risque et la négociation

Après plusieurs missions sur le terrain avec SOLIDARITÉS INTERNATIONAL, Jean Rocca est devenu en 2009 Responsable du service Achat-Expédition-Stock.

En quoi consiste votre poste de Responsable Achat ?Jean France

Le service achat/expédition est un service support. Il a pour vocation première d’être au service de nos équipes sur le terrain. Mes trois missions principales consistent tout d’abord à acheter tout ce que les missions nous demandent et leur expédier… Le tout le plus rapidement et le moins cher possible, bien sûr! Ensuite je dois veiller au bon respect des procédures achat sur l’ensemble des missions. Enfin, je dois apporter mon aide et conseil aux équipes sur le terrain en matière de rédaction de contrats, de lancement d’appels d’offres et de négociation.

Quels sont vos objectifs ?

Dans le cadre de la stratégie de SOLIDARITES INTERNATIONAL et du plan d’action logistique, j’ai pour principal objectif de superviser, coordonner et gérer l’ensemble des achats, des expéditions et des stocks à destination des missions terrain. Je suis référent auprès des missions et du siège concernant le domaine des achats. D’autre part, je suis en charge d’adapter mon service en termes de RH, d’outils, de processus afin qu’il soit chaque jour en mesure de répondre au besoin des missions. Pour ce faire je suis secondé par 2 personnes.

En termes d’organisation, c’est assez simple : nous sommes en charge actuellement d’acheter et d’expédier le matériel qui nous est demandé vers l’ensemble de nos missions, c’est-à-dire 20 pays actuellement. Je répartis les pays et les charges en fonction des volumes et de l’expérience des personnes composant mon équipe. Sachant que ce volume varie d’un pays à l’autre en permanence en fonction des événements et des financements que l’association réussi à obtenir. Il est ainsi nécessaire de repartir les taches assez souvent entre les différents membres de l’équipe. Pour ce faire, je suis secondé par un Assistant Achat en CDI et un stagiaire.

Quels sont les enjeux et les défis de ce poste ?

Le métier que nous faisons couvre un champ assez vaste et complexe. Il est composé de 3 métiers en un : celui d’acheteur, celui du transport et celui de la gestion de stocks. De plus il est nécessaire de maitriser les processus administratifs internes et externes.

Par ailleurs c’est un challenge constant et une activité pédagogique à part entière que de former mes stagiaires à tous ces métiers. Une fois leur stage terminé, il arrive souvent qu’ils partent pour une première mission sur le terrain. D’autres reprennent leurs études et un pourcentage non négligeable se dirigent vers le privé où leurs compétences sont très appréciées. Pour moi c’est une responsabilité importante que j’assume avec grand plaisir. C’est toujours une joie de suivre leurs parcours, de les voir évoluer de façon positive après leur période d’apprentissage à mes côtés.

Toutefois, la difficulté principale du poste est d’être en mesure de maintenir un niveau de réactivité et de professionnalisme constant avec des ressources limités. En effet lorsque j’ai commencé en 2008 en tant que chargé des achats, notre volume d’achat oscillait autour de 450 000 euros de commandes et nous étions 2 personnes. A l’heure actuelle – si la tendance se confirme – nous devrions être cette année aux alentours des 2 millions d’euros de commande et nous ne sommes que 3 personnes ! Notre volume a été multiplié par 4 et mon équipe par 1.5.

Outre le volume qui a explosé, les opérations que nous faisons sont beaucoup plus complexes qu’auparavant. Nous sommes en mesure maintenant d’envoyer de façon régulière de gros volumes n’importe où dans le monde. Pour être en mesure de pouvoir faire face à ce défi, j’ai développé un portefeuille de fournisseurs partenaires couvrant nos principaux champs d’activités. Cela nous permet de répondre rapidement, et au meilleur prix, aux besoins du terrain.

Plus opérationnellement parlant, un des défis de ce poste est de savoir « jongler » avec 20 pays en même temps et les nombreux interlocuteurs (interne, fournisseurs, expatriés, etc.) qui vous sollicitent pour des besoins tous aussi urgents au même moment ! Ainsi le plus gros challenge au quotidien est d’être capable de traiter simultanément un grand nombre de dossiers complétement différents, de nature plus ou moins complexe, chacun à des niveaux d’avancement différents avec des interlocuteurs divers.

Nous faisons partie d’un tout, un équilibre fragile. La remise en question est permanente et les challenges à venir nombreux. Nous continuerons à nous battre afin de pouvoir répondre présent à chaque fois qu’on nous le demandera !

Les victoires à ce jour ?

Les victoires c’est quand tu réussis à trouver une pièce détachée qui ne se fabrique plus permettant de refaire fonctionner un générateur dans un endroit stratégique ou un moteur de bateau permettant de réaliser une activité cruciale. C’est réussir l’achat et le transport de très gros volumes dans des endroits très reculés et difficiles d’accès.

C’était le cas par exemple lors de l’opération au Katanga en République Démocratique du Congo dans la ville de Kalemie. Suite à un appel d’offre international, nous avons réussi avec notre fournisseur l’envoi de 9 containers de tuyauterie et d’accessoires industriels depuis la France et la Turquie vers cette zone très difficile d’accès. Le projet consistait à compléter une partie du réseau d’eau de la ville permettant de donner accès à une eau propre à une nouvelle partie de la population et ainsi de réduire le risque de propagation de maladies liées à l’eau, comme le choléra malheureusement très présent dans cette ville.

Le transport a été épique : une partie des containers est parti de Fos sur Mer et une autre partie d’Izmit en Turquie. Ils ont dû passer par le canal de Suez sur différents bateaux pour arriver et être déchargés en même temps au port de Mombassa au Kenya. A Mombassa ces 9 containers ont été chargés sur des camions, ont traversé le Kenya puis la Tanzanie pour arriver sur les bords du lac Tanganyika dans la ville de Kigoma où ils ont été chargés sur des barges afin de traverser le lac pour arriver enfin à bon port en République Démocratique du Congo. Tout le monde doutait de notre capacité à effectuer une telle opération ! Au final, nous avons même été plus rapides que prévu : les équipes avaient tablées sur 6 à 9 mois entre le début de l’appel d’offre et la livraison à bon port, alors que cela nous a pris 3 mois. Tout est arrivé dans les temps, complet et en bonne état. Ce qui n’est pas toujours le cas en matière de transport international !
Photos Haïti
Je peux citer un autre exemple, lors du séisme en Haïti j’ai été sollicité pour trouver du matériel de traitement et de distribution d’eau en quantité très importante à expédier en moins de 72h avec pour consigne de trouver un vol gratuit ! La récompense a été de recevoir les photos des équipes sur place : des enfants faisant la queue pour remplir leurs sceaux d’eau et une fois arrivés aux robinets, s’éclaboussant de cette eau propre le sourire aux lèvres leur, faisant oublier pour un instant l’horreur de ce qui venait de leur arriver…

Même si ma vie est maintenant à Paris, je ne perds jamais de vue la finalité de mon action c’est-à-dire apporter une aide aux personnes les plus démunies de quelque façon que ce soit où que ce soit. C’est la seule chose qui me motive au quotidien, c’est pour eux que je me lève le matin.

Quel est votre rôle sur le terrain ?

La dernière visite terrain en date était le Myanmar où aucun personnel logistique du siège n’était encore parti depuis l’ouverture de mission. A cette occasion, j’ai été sur une de nos sous bases située au beau milieu des montagnes en pleine jungle où aucun expatrié, ni même aucun européen, n’avait jamais mis les pieds d’après les dire de l’équipe locale ! Outre cette anecdote, cela m’a permis de découvrir sous l’œil logistique la mission Myanmar, de voir quels défis nos équipes sur place ont à relever au quotidien. Je suis là pour apporter mon savoir-faire et mon expérience, corriger les erreurs que je constate, dispenser des formations à certaines personnes clés ou à des équipes sur certains aspects (achats, gestion de stock, transport, etc.) si nécessaire.

En général, lorsque l’on m’envoie sur le terrain c’est pour plusieurs choses : dispenser des formations aux équipes sur les aspects liés à la chaine d’approvisionnement de la mission, mais également les conseiller et travailler avec eux sur des points particuliers, trouver des solutions à leurs problèmes liées à leurs demandes. Je les conseille également sur des points logistiques d’ordre général (gestion de stock, mécanique, ect.). Je les aide à réaliser des appels d’offres ou à mener des négociations importantes ou encore pour recadrer l’ensemble de la mission afin qu’ils respectent et comprennent bien les procédures achats et les processus de SOLIDARITES INTERNATIONAL. Ces processus sont les garants de la qualité de notre action et montrent notre transparence aux yeux de nos bailleurs de fond et in fine du public. Car lorsque les processus sont mal compris ou pas ou peu appliqués, outre les pertes d’information et d’argent, nous perdons du temps ce qui est précieux lorsque l’on fait de l’humanitaire d’urgence.

Dans une mission chacun a des rôles et des responsabilités bien différentes qu’il doit assumer. Il est très important que chacun reste à sa place afin de pouvoir travailler en équipe dans un esprit de complémentarité.

Quelques chiffres ?

En 5 ans, nous avons expédié sur le terrain plus de 200 tonnes d’aide humanitaire pour un montant avoisinant les 5,5 millions d’euros, et plus de 7800 lignes de commandes passées. L’année dernière, c’est plus de 1680 lignes de commandes qui ont été passées et expédiées dans les 20 pays où nous intervenons.

Chaque année nous enregistrons plus de demandes, les opérations qui nous sont demandées sont à chaque fois plus complexe. C’est à la fois un challenge et un honneur que d’être sollicités de cette façon.

Quelles sont les qualités requises pour assumer ce poste ?

L’anticipation, la vivacité, la réactivité, la diplomatie, la fermeté, le self contrôle, l’imagination, la pédagogie, la négociation. Etre un bon négociateur est primordial dans cette fonction ! Enfin et surtout : savoir prendre des risques.

Pour finir, un slogan qui définit ce poste ?

We are maybe not the best but we are better than the rest!