Administrateur RH

En lien avec les responsables des programmes et le logisticien, l’administrateur RH s’assure de la bonne affectation des dépenses et de la compilation du suivi budgétaire de chaque programme mené sur la base.
Il s’occupe également de la gestion de la trésorerie en fonction des besoins, ainsi que de tout ce qui a trait à la gestion des ressources humaines de la base : paie, embauche, licenciement… D’une manière générale, il suit les politiques RH et financière impulsées sur la mission par le Coordinateur Administratif, RH et Financier basé en capitale.
Dans certains contextes spécifiques les fonctions administratives/financières et RH peuvent être séparées.

Responsabilités

L’administrateur assume différentes responsabilités :
– sur le plan financier : il assure la gestion financière, budgétaire et comptable de la base (ou de la mission pour les coordinateurs) afin de garantir la bonne utilisation des fonds et la transparence de la gestion.
– sur le plan des ressources humaines : il assure le suivi administratif du personnel expatrié, il participe à la définition de la politique de gestion des ressources humaines du personnel national et en assure le suivi.
– sur le plan administratif et juridique : il assure la mise en place d’une organisation administrative cohérente, s’assure du respect de la législation locale et de la prise en compte du cadre juridique.

Pour accéder à ce poste, une expérience professionnelle antérieure et une formation validée en lien avec la fonction sont requises. Rigoureux, ouvert d’esprit, capable d’écouter les autres et d’aller vers eux, l’administrateur doit aussi savoir faire preuve de fermeté -et non de rigidité- ainsi que d’aptitudes à encadrer des équipes.

administrateur RH

Compétences métier

Savoir assurer la gestion financière, budgétaire et comptable de la base ou
de la mission

Le coordinateur administratif décline le plan stratégique opérationnel en plan de financement afin de garantir l’équilibre financier de la mission : en assurant le suivi des procédures et des outils, en établissant le budget prévisionnel de la mission en collaboration avec le chef de mission et les responsables de projets, et enfin en élaborant, en lien avec le siège, le plan comptable analytique.

Autres taches clés :
-Etablit et assure le suivi des tableaux de bord nécessaires au suivi financier de la mission.
-Fait des propositions d’ajustements budgétaires.
-Met en place un système de contrôle interne des dépenses et en assure le suivi.
-Organise le suivi comptable, planifie les dépenses et établit le prévisionnel de trésorerie en collaboration avec les équipes
-Transmet les demandes de transfert de fond au siège.

Savoir assurer la gestion des ressources humaines en terme d’administration
et de management pour le personnel expatrié et national

Le coordinateur administratif définit la politique RH de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL dans le pays de la mission pour tout le personnel national : grille de salaire, règlement d’ordre intérieur / politique sociale / établissement des contrats de travail / définition des procédures administratives/ et surtout : gestion de parcours du personnel national (évaluation, formation, promotion, mobilité etc.).
Il doit développer des outils d’aide au management des équipes (grille de recrutement, grille d’entretien etc.) et être en supports aux recrutements.

Selon la taille de la mission, la fonction RH peut être scindée.
L’administrateur RH est, quant à lui, responsable de la mise en œuvre de cette politique et de ces règles au niveau de la base.
La gestion des expatriés est davantage d’ordre administratif puisqu’elle concerne essentiellement l’enregistrement auprès des ambassades, la gestion des per diem et des avances, et l’organisation des déplacements (avion/ break/visa).
D’une manière commune aux RH expatriés ou nationales, il prend part à la promotion de la santé des employés nationaux et assure le suivi administratif des évacuations médicales

Compétences transverses

L’administrateur RH ne travaille pas seul.
Il a un rôle pivot en matière de pilotage financier d’une base (ou de la mission pour le Coordinateur). C’est en travaillant étroitement avec les Responsables de programmes, la logistique et la coordination de la base qu’il construit ses outils de reporting et apporte l’éclairage sur la trésorerie nécessaire au bon déroulement des projets.

Ce rôle de pivot se retrouve également quand il s’agit de rédiger le parties financières des rapports destinés aux bailleurs de fonds, de faire le lien avec l’avocat en matière de décision juridique concernant la mission, mais aussi dans les contacts avec les partenaires locaux, administrations, banques, représentants du personnel, etc.
Enfin, il participe à la rédaction des documents contractuels de la mission : avec les autorités locales, les partenaires OSI et ONG locales, les fournisseurs, les contrats de location, etc.

L’administrateur doit savoir intégrer l’interculturel dans sa pratique du management, pour lui-même ou dans le support qu’il va apporter aux autres fonctions terrain. Son rôle est ainsi de sensibiliser les expatriés au respect des lois, des règles et des coutumes du pays afin que le programme ne soit pas générateur de conflit.

Il doit également savoir intégrer le contexte et prendre en compte la situation géopolitique du pays et de la zone d’intervention dans lesquels il travaille.

Enfin, il doit savoir intégrer dans sa pratique les aspects sécuritaires, notamment en participant à la définition des procédures et outils relatifs à la sécurité de l’argent en mission.

Compétences annexes

Anglais (selon contexte)

– S’exprime d’une manière compréhensible et non ambiguë à l’oral et à l’écrit.
– Comprend facilement ses différents interlocuteurs.

Informatique

– Maîtrise les fonctions informatiques de bases (pack office).
– Maîtrise les outils de communication informatique (mails, Internet, logiciel de
communication, etc.).

Français

– Dispose de bonnes capacités rédactionnelles en français.
– S’exprime aisément à l’oral en public et dans le respect de la fonction de ses interlocuteurs.

Le Savoir Être

Est le même pour tout poste terrain :
Il requiert de l’adaptabilité et de la souplesse, de la fiabilité et de la solidité, du discernement et de l’initiative.
Le bon sens n’est pas loin d’être l’outil clé, avec de l’empathie, de l’écoute et beaucoup de persuasion.

Evolutions possibles

SUR LE TERRAIN

Plusieurs évolutions possibles :
Soit en se spécialisant sur un volet RH ou Finance, soit en évoluant vers des responsabilités de coordination.
En effet, en fonction de la taille des missions, des postes spécialisés RH ou Finance peuvent se créer car le volume de travail est trop important pour une seule personne.
Le coordinateur administratif dirige et coordonne les services administratifs, comptables et financiers de la mission. Il participe à la définition de la politique Ressources Humaines de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL et garantit sa bonne application. En tant que coordinateur, il est le garant de l’équilibre financier de la mission. Il s’assure du respect des procédures administratives de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL, des procédures bailleurs, ainsi que des lois du pays d’intervention. Pour toute question en rapport avec l’administration, il est le référent sur la mission et fait le lien avec le siège.
Par ailleurs, il existe aussi des passerelles vers la filière logistique puisque sur certaines missions, la charge de travail permet la fusion des postes Responsables Administratifs.

AU siège

Parce qu’il est possible de faire des allers-retours Siège-Terrain ou parce que votre vie vous appelle désormais en France, des postes existent au siège, dans la continuité logique des postes terrain :
– Responsable de la comptabilité terrain
– Gestionnaire Financier sur un Desk
– Chargé de recrutement pour les Expatriés
– Chargé de Ressources Humaines Nationales

Photos : © Vincent Tremeau / SOLIDARITÉS INTERNATIONAL – © KienVy-Lam / SOLIDARITÉS INTERNATIONAL